Individual-Entwicklung für Wagener Gastronomie Engineering
Individuelles ERP-System PMS
Von Mitarbeiterverwaltung bis E-Rechnung: alles in einer Anwendung! Entdecken Sie unsere individuelle Anwendung, die als „Projekt-Management-System“ (PMS) angefangen hat und nun viele weitere Features umfasst – zugeschnitten auf die Anforderungen des Betriebs.
PMS Verwaltungssoftware – umfangreiches Management
Verwaltung zentraler Daten & Prozesse
Nahezu alle Bereiche, die im Betrieb vorkommen — wenn sie verwaltet werden müssen, passiert das im PMS. Sei es die Verwaltung von Kunden, Mitarbeitern, Dokumenten, Rechnungen oder Lieferanten, für alles wurde die Anwendung maßgeschneidert entwickelt.
In enger Zusammenarbeit mit Wagener Gastronomie Engineering GmbH haben wir seit dem Projektstart 2010 das System immer wieder um neue Funktionen erweitert und verbessert. Zu den letzten neuen Features gehören der Einbau von E-Rechnungen mittels ZUGFeRD-Schema und mehrere Tools zur Unterstützung beim Umstieg zum „Paperless Office“.
E-Rechnungen – ZUGFeRD
Seit dem 01.01.2025 müssen alle Unternehmen im B2B-Bereich E-Rechnungen verschicken können. Dazu wird im PMS das Schema ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) verwendet. Rechnungen werden so generiert, dass dem PDF noch weitere Informationen hinzugefügt werden, die die Rechnung besser maschinenlesbar machen. Damit wird die Kommunikation zwischen Ihnen und Ihren Kunden weiter verbessert.
Paperless Office
Zum Umstieg vom Ausdrucken und Einscannen zu einer deutlich reduzierten Papiernutzung, dem „Paperless Office“, wurde die bisher letzte Erweiterung des PMS entwickelt. Die Anwendung bündelt alle relevanten Dateien und Informationen an einer Stelle in PDF-Form, statt auf Ausdrucke und die Kontrolle in physischer Form zu setzen. Dadurch, dass diese Dokumente nicht mehr ausgedruckt werden müssen und nun innerhalb der Anwendung weitergeleitet werden können, sind häufige Druck- und Scanarbeiten überflüssig, was Zeit, Papier und Stress reduziert. Automatische Benachrichtigungen optimieren so die Arbeitsabläufe in Ihrem Betrieb.
Alle Schritte eines Projekts begleitet
2010 ist das PMS gestartet und umfasste zu dieser Zeit lediglich einen kleinen Teil der heutigen Features, die Verwaltung von Angeboten und Aufträgen. Mit der Zeit wurde die Anwendung kontinuierlich weiterentwickelt und mit neuen Modulen ergänzt. Hinzu kamen unter anderem eine Zeiterfassung, eine Lieferantenverwaltung und ein Rechnungssystem.
Inzwischen wird die gesamte Herstellung von Fertigungsteilen vom PMS begleitet und unterstützt. Angefangen beim Angebot, das nach Annahme durch den Kunden direkt in einen Auftrag umgewandelt werden kann, können in der Anwendung direkt Projektordner für u.a. CAD-Zeichnungen erstellt werden. Warenbestellungen und Kostenstatistiken helfen bei der finanziellen und logistischen Planung des Projekts. Sollten externe Verarbeitungen wie Verchromen oder Vergolden notwendig sein, ist auch dafür ein Modul vorhanden. Nach Abschluss der Fertigung erfolgt das Generieren von Lieferscheinen und der Rechnung über einen einfachen Klick im System, sowohl als E-Rechnung als auch als Ausdruck, wenn gewünscht. Falls Mahnungen notwendig werden, können auch diese mit dem PMS erstellt und verfolgt werden. Abschließend bietet die Anwendung noch eine Archivfunktion für die Projektdateien.
Zeiterfassung
Unter anderem um die benötigte Arbeitszeit des Projekts verfolgen zu können, bietet das PMS auch eine Zeiterfassung für Mitarbeitende, in der Arbeitszeiten, Urlaubstage sowie Abwesenheiten eingetragen werden können. Zusammen mit den vom System bereitgestellten Kostenstatistiken kann so auch der Arbeitsablauf und Herstellungsprozess überwacht und optimiert werden.
„Paperless Office“, das papierlose Büro
Warum drucken und scannen, wenn man auch klicken kann?
In den sogenannten „Bundles“ des Moduls zum papierlosem Büro werden alle notwendigen Dateien und Informationen eines Projekts zusammengefasst und zur Verwaltung und Kontrolle berechtigten Mitarbeitenden auf einem Dashboard zur Verfügung gestellt. Damit ist alles zentral an einer Stelle gesammelt und schnell verfügbar, was zur Übersicht eines Projektes beiträgt.
Gerade bei Dokumenten, die häufig angepasst oder ergänzt werden, steigert es enorm die Produktivität und Nachhaltigkeit, wenn diese nicht mehr ausgedruckt, sondern nur noch digital verwaltet werden. So werden Kosten für Arbeitszeit und Papier gesenkt und gleichzeitig Fehler beim Hantieren mit verschiedenen ausgedruckten Versionen vermieden.
Elektronische Rechnungen
Mit steigender Digitalisierung in allen Arbeitsbereichen und der gesetzlichen Verpflichtung im B2B-Bereich sind E-Rechnungen für einen modernen Betrieb nicht mehr wegzudenken. Einfach per Mail verschickt, können sie mit den meisten Rechnungsmanagementsystemen automatisch ausgewertet werden, was Arbeitsabläufe optimiert und auch Fehler beim Übertragen reduziert. Im PMS wird dazu das weit verbreitete und staatlich anerkannte ZUGFeRD-Schema verwendet.
Natürlich können Rechnungen zusätzlich auch auf Papier ausgedruckt werden.
Zeiterfassung
Übertragungs- und Tippfehler ade!
Mit einem umfangreichen Zeiterfassungssystem, das neben Urlauben und Abwesenheiten auch Betriebsurlaube ermöglicht, bietet das PMS die Möglichkeit, die Stunden von Projekten direkt an der gleichen Stelle zu verwalten, an der auch Angebote, Aufträge und Rechnungen bearbeitet werden. Fehler, die beim manuellen Übertragen von Zeitbuchungen von einem separaten Zeiterfassungssystem in eine Rechnungssoftware entstehen, können so nicht mehr auftreten; ganz zu schweigen von der Zeit, die gespart werden kann, weil sich alles in einer einzelnen Anwendung befindet.
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